الوقت إدارته وتخطيطه

الوقت إدارته وتخطيطه



السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

من الموضوعات القيمة التي قمت بعمل تدريب حولها لعدد من الأخصائيين موضوع إدارة الوقت ، لان عدد كبير لا يستطيع تنظيم وقته ويحس انه يعمل طول اليوم ولكنه لا ينجز أي شيء ، على الرغم من أن عمر الإنسان ما هو إلا وقت إما أن يستثمره في أشياء مفيدة أو يضيعه هباء في أمور هامشية

وفى السطور القادمة سوف اعرض عليكم موضوع إدارة الوقت لعله يلاقى الاستحسان

إدارة الوقت


تعريف الوقت
مورد من أندر و أقيم الموارد الذي يمر وينتهي من نفسه لا يمكن إيقافه و لا يمكن استرداده ولكن من خلال تحليل استخدام الوقت علي أساس منتظم سواء أكان ذلك داخل العمل أم خارجه, من الممكن فهم الطرق التي تزيد من كفاءة استغلال الوقت . مثل أي مورد يمكن استخدامه بعقل أو دون عقل .

خصائص الوقت
- السلعة الوحيدة الغير متحيزة , المتاحة للجميع بكميات متساوية , في متناولنا تماما
- لا تكلفنا أي قدر من المال
- لا نستطيع تخزينه
- لا نستطيع استرجاعه بعد إنفاقه
- الفرق بين كل فرد وأخر طريقه استخدامه للوقت المتاح
- المتهم الأول لعدم إنجازنا لأعمالنا

تصنيفات الوقت
• وقت العمل
يتكون من عدد معين من الساعات كل يوم , و يكمن مفتاح الفاعلية في كمية الوقت التي يتم تكريسها فعلا للعمل و الذي يفترض إسهامه في إنجاز أهداف الوظيفة.
• وقت الراحة
مهم جدا لكل شخص. الراحة غير الكافية تسبب الأخطاء وضعف الكفاءة وضعف الفاعلية. فمثلا الاسترخاء عندما تكون مرهقا حتى لمدة عشر دقائق يمكن أن تزيد فعاليتك بما يعادل أضعاف هذا الوقت.
• الوقت الحر
يجب ألا يتساوي مع وقت الراحة أو أي نوع أخر من الوقت, يمكن أن يستخدم بطرق عديدة, منها مثلا قراءة كتاب مفضل لديك.
• الوقت الضائع

هو الوقت الغير منتج وهو مختلف عن الوقت الحر

خرافات إدارة الوقت
خرافة رقم 1 :
إذا تمكنت من العمل لمدة 12 ساعة في اليوم فسوف أحقق تقدما أكثر مما أحققه الآن
خرافة رقم 2
إن لدي الكثير مما يجب أن أعمله الآن , ومن ثم فإنني لا أستطيع توفير الوقت اللازم للتخطيط
خرافة رقم 3 :
إذ كنت أريد لعمل أن يؤدي علي الوجه الأكمل فلابد أن أقوم به بنفسي
خرافة رقم 4 :
يجب أن أقرأ كل رسالة وكل تقرير يصل إلى المكتب
خرافة رقم 5 :
إذا لم أفعل شيئا حيال مشكلة ما فربما تختفي هذه المشكلة
خرافة رقم 6 :
إذا قضيت وقتا طويلا في إنجاز هذا العمل فإن ذلك سوف يزيد من كفاءتي
خرافة رقم 7 :
حيث إنني المدير فإن الوقت الذي أقضيه في اتخاذ القرارات سوف يحسن جودة هذه القرارات
خرافة رقم 8 :
سوف أكون مديرا أكثر فعالية إذا اتبعت سياسة الباب المفتوح
خرافة رقم 9 :
أنا ببساطة لا وقت كافيا لدي ! سوء إدارة الوقت هي المسببة في عدم استخدام الوقت المتاح لك علي أفضل وجه

الأنماط الإدارية غير المريحة و كيفية التعامل معها
أن مضيعات الوقت تعتبر مؤشر لأنماط إدارية غير مريحة
1 النمط المثالي:
- يهدف إلى الكمال ويتوقع ذلك من مرءوسيه
أ يضيع الوقت في الاهتمام بالتفاصيل و تضييع الوقت في الأمور التافهة
ب القلق علي المحافظة علي الشكليات
2 النمط المتعجل:
أ يحاول إنجاز العمل بسرعة
ب يجيب علي الأسئلة قبل أن تسأل و يكمل كلام الآخرين
ج لديه قائمة مواعيد أكثر من اللازم و ليس عنده المقدرة علي تقدير الوقت
د لا يأخذ الوقت الكافي لشرح المهام لمرءوسيه عندما يفوض لهم جانبا من سلطاته
3 النمط الذي بتبني مبدأ حاول أكثر:
أ المدير الذي يخرج عن الموضوع , ويؤجل أعماله و يكرر الأسئلة
ب يحاول دائما ولكن نادرا ما ينجح
4 نمط كن قويا :
أ هذا المدير يبدو صلبا وممسكا بزمام الأمور دائما
ب أنه يعيش تحت ضغط نفسي من جراء المجهود الذي يبذله لكبح مشاعره
ج غير عاطفي
د يأخذ وقتا غير قليل في تصحيح ما قاموا به من تصرفات

التخطيط للنجاح
1 لا يمكن أن نقرر ما يجب عمله اليوم إلا إذا تحدد ما نريد أن نصل إليه غدا.
أن أي خطة تتعلق بالتطوير و استغلال الوقت بشكل جيد تعتمد علي وضوح الهدف.

2 حدد الأهداف
سجل كل الأهداف ثم قسمها إلى أهداف طويلة الأجل و أخري قصيرة الأجل , متخصصة و شخصية. يجب أن يتم الموازنة بين الأهداف ووضع جدولا زمنيا لتحديد متي نريد الانتهاء من كل الأهداف.


3 تحديد الأولويات
يجب أن يتم ترتيب الأهداف تبعا للأولوية و أهمية الهدف علي أن يتم تحديد نقاط التعارض بين أولوياتك و أولويات رئيسك و زملائك و محاولة التنسيق بين الجميع كما يتم تغير الأولويات بشكل مستمر في ضوء التغيرات أو المعلومات الجديدة
4 تحليل المهام
اعمل قائمة بكل أهدافك و مهامك الحالية و القادمة و الروتينية , ثم قسمها إلى ثلاث فئات و حدد المهام التي في حاجة لإشراك الآخرين و أيها يمكنك تفويضه و أي المهام غير ضروري لتتجاهله كما يجب تحديد أهم المهام وأوقات الانتهاء منها


النوع أ : المهام العاجلة و المهمة ( التخطيط و التطور
النوع ب : ( المشاريع المتطورة
النوع ج : المهام الروتينية الأعمال الروتينية


يجب عمل موازنة بين المهام اليومية بحيث

المهام من النوع أ: يجب إنهاء بعض من تلك المهام العاجلة و المهمة كل يوم .
المهام من النوع ب : تشمل المهام غير العاجلة و يتم القيام بها عندما يسمح الوقت
المهام من النوع ج: أنه يشمل معظم ما تعمل به ويجب أن يستحوذ علي جزء كبير من يومك

4تحديد أوقات الهدوء و الراحة
ستكون في حاجة إلى بعض الوقت لتحدد لنفسك أولوياتك و تركز علي المهام الأصعب ذات الأولوية الأولي . كما يجب أن تحصل علي وقت راحة لكي تتمكن من إنجاز المهام بكفاءة عالية.

5زيادة الكفاءة
أن مستويات أدائك سوف تتذبذب تبعا لمستويات النشاط لذا يجب تحديد أوقات المهام بحيث يتلاءم مع مستويات النشاط

6حدد مضياعات الوقت التي تقابلك عند قيامك بالعمل و ضع خطة محددة للتحكم فيها مضيعات الوقت الأسباب الحل
سوء التخطيط عدم الاقتناع بضرورة التخطيط التخطيط يحتاج إلى وقت ولكن يوفره في النهاية غياب الأهداف والأولويات حدد الأهداف والأساليب المتبعة وناقش الأولويات مع المرؤوسين الإدارة حسب الطوارئ الوقت الذي يضيع في التخطيط لا يضيع هباء تقدير الوقت غير منطقي السماح بوقت للمقاطعات
الفشل في تحديد الأولويات اربط الأولويات بجدول أعمال عدم تلبية الضروريات التمييز بين الأمور المهمة والأمور المستعجلة سوء الإدارة التزامات فوق الطاقة قل لا ولكن قدم اقتراح بديل ممكن تفويض بعض المهام
عدم المقدرة علي اتخاذ القرار تشجيع الاتصال الواضح ووضع مدى زمني لكل نشاط
السرعة في الأداء خذ وقتك لإنجاز العمل والتأكد من عدم تكراره
الاهتمام بكل التفاصيل أهتم بالضروريات
الأعمال الروتينية ادمج الأعمال – فوض بعضها
محاولة إنجاز أعمال كثيرة في نفس الوقت فوض أكثر
تقدير الوقت اللازم إنجازها بأقل مما يجب
الخوف من عواقب الخطأ أتعلم من الأخطاء
عدم وجود قائمة بالإعمال مرتبة طبقا لأولوية كل منها ركز علي المهام الرئيسية و فوض المهام الروتينية
المكاتب الغير مرتبة والفوضى سلة الوارد والصادر
عدم وجود إطار واضح لعملية اتخاذ القرار أ جمع البيانات, حدد الاحتياجات, وضح الأهداف, ضع قائمة بالبدائل الأكثر قبولا, اختيار الأسلوب الملائم, ونفذ القرار
عدم المقدرة علي الرفض تعديل سياسة الباب المفتوح
السكرتيرة
الفشل في وضع حدود واضحة للسلطة والمسئولية تحديد الاختصاصات والمسؤوليات
الإرهاق تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة
عدم المقدرة علي التفويض بسبب نقص الخبرة لدي المرؤوسين فرص تدريب أكثر, السماح بمساحة للخطأ,
المرؤوسين ليسوا مستعدين لتحمل مسؤوليات أكثر حدد الشخص الجدير بتحل المسؤولية وأعطه قدر ما يستطيع تحمله
المرؤوسين مشغولين أصلا توزيع المهام بالتساوي
غياب المعايير و تقارير الأداء متابعة و تقييم
الاجتماعات الكثيرة إعداد أجنده العمل ,تجنب إهدار الوقت و التزم بالجدول

محمد مصطفى محمود